Angaben zur Identifikation |
| Signatur: | DA 26 |
| Signatur-Bereich: | Die Signatur setzt sich zusammen aus Akzessions-Nr. DA 26 plus der Dossier-Nummer (die niedrigste ist 1619, die höchste 18848). |
| Titel: | Klientendossiers IV, digital, Sample Initiale G |
| Entstehungszeitraum: | ca. 1970 - ca. 2000 |
| Stufe: | Akzession |
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Angaben zum Umfang |
| Laufmeter: | 0,00 |
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Angaben zum Kontext |
| Aktenbildner-/Provenienzname: | IV-Stelle Luzern |
| Bestandesgeschichte: | Die 1960 geschaffene IV-Stelle führte die rasch anwachsende Zahl der Klientendossiers zuerst in konventioneller Form, seit 1999 dann in dem von mehreren kantonalen IV-Stellen genutzten elektronischen System OSIV. Abgeschlossene Dossiers wurden jeweils in eine Altablage überführt und nach 10 Jahren vernichtet. Seit 1997 wurden keine Dossiers mehr vernichtet, ausser sie wurden komplett im OSIV eingelesen.
Massgeblich für Aktenführung und -ablieferung war seit dem 1. Januar 2011 die Weisung über die Aktenführung in der AHV/IV/EO/EL/FamZLw/FamZ (WAF) des Bundesamtes für Sozialversicherung BSV. Damit wurden u. a. die kantonalen IV-Stellen ausdrücklich verpflichtet, ihre Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen kantonalen Archiv zur Übernahme anzubieten.
Ein 2012 erarbeiteter Umsetzungsstandard zur WAF setzte die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre nach Erlöschen des letzten Leistungsanspruchs fest. Demnach durften die Akten der Versicherten mit bekanntem Todeszeitpunkt 15 Jahre (5-jährige Verjährungsfrist und 10-jährige Aufbewahrungsfrist) nach dem Todesjahr gelöscht bzw. vernichtet werden.
Im Juni 2019 wurden erstmals Versichertendossiers der IV-Stelle dem Staatsarchiv abgeliefert. Gemäss Vereinbarung war nur ein Sample anzubieten, nämlich alle Dossiers von Versicherten mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist und Initiale G. Abgeliefert wurden Unterlagen zu insgesamt rund 500 Personen, nämlich etwas über 100 Dossiers in digitaler Form (Akzession DA 26) und knapp 400 Dossiers in Papierform (Akzession A 1738). Zwar waren auch die Dossiers in Papierform eingescannt und ins OSIV integriert worden, doch es gab keinerlei Überschneidungen. In digitaler Form abgeliefert wurden nur Daten zu Personen, zu denen kein Papierdossier mehr vorhanden war. Dies zeigen die Angaben auf der von der IV-Stelle mitgelieferten Gesamtliste (A 1738/1). |
| Erwerbsart: | Ablieferung |
| Erwerbsart, Anm.: | Die Dateien wurden auf einem Datenträger (CD-ROM) geliefert, der nicht archiviert wurde. |
| Eingangsdatum: | 12.06.2019 |
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Angaben zu Inhalt und Struktur |
| Inhalt: | Es wurden alle 108 abgelieferten Dossiers archiviert und erschlossen.
In welchem Verhältnis diese Dossiers zum Gesamtbestand (alle Klienten der IV seit 1960 mit Initiale G) stehen, ist nicht zu eruieren, da dieser Gesamtbestand nicht bekannt ist. Jedenfalls sind IV-Klienten mit Initiale G, die im Zeitraum 1960 bis 1990 oder nach 2003 verstarben, durch die beiden Akzessionen DA 26 und A 1738 nicht erfasst.
Auffällig ist, dass es sich - wie beim Parallelbestand A 1738 - ganz überwiegend um bejahrte Personen handelt; inhaltlich geht es häufig um Gesuche um Hilflosenentschädigung und die Finanzierung von Hilfsmitteln (Hörgeräte, Rollstühle, Elektrobetten etc.). Die meisten Dossiers umfassen einen eher geringen Zeitraum. |
| Bewertung und Kassation: | Integrale Archivierung des Samples, aus Evidenzgründen. |
| Ordnung und Klassifikation: | Die als Excel-Datei mitgelieferte Namensliste (betitelt "Lieferschein") enthielt Angaben zur Versicherten-Nummer (neue AHV-Nummer, wobei die führende "756." der AHV-Nummer weggelassen wurde), zu Name und Vorname und zum "Ordnernamen" (Dossier-Nummer). Aus der Namensliste wurden die "Gefässe" für die einzelnen Dossiers erstellt. Der Dossiertitel wurde aus den Angaben "Name/Vorname" und "Versicherten-Nummer" gebildet. Der "Ordnername" (Dossier-Nummer) wurde im Datenfeld Konkordanz gespeichert und auch für die Signatur verwendet. Die Reihenfolge bemisst sich nach der Dossier-Nummer; die niedrigste ist 1619, die höchste 18848. Die Namensliste wurde unter DA 26/1 abgelegt.
Danach wurde manuell die Verknüpfung zur Datei "Ordnername/[Name Vorname].html" (siehe unten) hergestellt. Ebenfalls manuell wurden die Lebensdaten und der Entstehungszeitraum (aus der Datei "Fallchronik") ergänzt.
Die einzelnen Dossiers sind mit der Nummer "Ordnername" (=Konkordanz) benannt und innerhalb des Verzeichnisses gleichförmig strukturiert:
- Als Zugang existiert jeweils die mit dem Versicherten-Namen bezeichnete Datei /[Name Vorname].html (sie verweist auf /Daten/HTML/Ind_v/XS_Dossier_Index.html). Diese Dossierstruktur ist auch in einer XML-Datei beigelegt (/[Name Vorname].xml)
- Die aus dem DMS stammenden Metadaten zum Fall liegen jeweils in einem Verzeichnis /Daten/Reporte. Für den Fall am aussagekräftigsten ist hier jeweils "Fallchronik.pdf"
- Die Primärdaten (meistens Scan-Dateien) liegen jeweils in einem Verzeichnis /Daten/Dokumente
Das ganze Fall-Dossier resp. der ganze Ordner wurde für die einfachere Archivierung als ZIP komprimiert. |
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Angaben zur Benutzung |
| Zugangsbestimmungen: | Es gelten die allgemeinen Zugangsbestimmungen des Staatsarchivs.
Einsichtsbewilligungen in Archivalien, die noch einer Schutzfrist unterliegen, erteilt das Staatsarchiv. |
| Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen: | digital |
| Findhilfsmittel: | Namensliste mitgeliefert (DA 26/1). Die Namen sind auch auf der Gesamtliste erfasst (vgl. A 1738/1). |
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Angaben zu verwandtem Material |
| Verwandtes Material: | Vergleichbare Dossiers (ebenfalls Initiale G) finden sich auch in Papier-Form (Akzession A 1738). |
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Verwandte Verzeichnungseinheiten |
| Verwandte Verzeichnungseinheiten: | siehe auch:
A 1738 Klientendossiers IV in Papierform, Sample Initiale G, 1960 (ca.)-2019 (Akzession)
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Benutzung |
| Schutzfristende: | 31.12.2100 |
| Erforderliche Bewilligung: | siehe Zugangsbestimmungen bei Akzession |
| Physische Benützbarkeit: | Uneingeschränkt |
| Zugänglichkeit: | Öffentlich |
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URL für diese Verz.-Einheit |
| URL: | https://query-staatsarchiv.lu.ch/detail.aspx?ID=1996820 |
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