Angaben zur Identifikation |
| Signatur: | A 1738 |
| Signatur-Bereich: | A 1738/1 - A 1738/395 |
| Titel: | Klientendossiers IV in Papierform, Sample Initiale G |
| Entstehungszeitraum: | ca. 1960 - 2019 |
| Stufe: | Akzession |
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Angaben zum Umfang |
| Laufmeter: | 2,00 |
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Angaben zum Kontext |
| Aktenbildner-/Provenienzname: | IV-Stelle Luzern |
| Bestandesgeschichte: | Die 1960 geschaffene IV-Stelle führte die rasch anwachsende Zahl der Klientendossiers zuerst in konventioneller Form, seit 1999 dann in dem von mehreren kantonalen IV-Stellen genutzten elektronischen System OSIV. Abgeschlossene Dossiers wurden jeweils in eine Altablage überführt und nach 10 Jahren vernichtet. Seit 1997 wurden keine Dossiers mehr vernichtet, ausser sie wurden komplett im OSIV eingelesen.
Massgeblich für Aktenführung und -ablieferung war seit dem 1. Januar 2011 die Weisung über die Aktenführung in der AHV/IV/EO/EL/FamZLw/FamZ (WAF) des Bundesamtes für Sozialversicherung BSV. Damit wurden u. a. die kantonalen IV-Stellen ausdrücklich verpflichtet, ihre Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen kantonalen Archiv zur Übernahme anzubieten.
Ein 2012 erarbeiteter Umsetzungsstandard zur WAF setzte die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre nach Erlöschen des letzten Leistungsanspruchs fest. Demnach durften die Akten der Versicherten mit bekanntem Todeszeitpunkt 15 Jahre (5-jährige Verjährungsfrist und 10-jährige Aufbewahrungsfrist) nach dem Todesjahr gelöscht bzw. vernichtet werden.
Im Juni 2019 wurden erstmals Versichertendossiers der IV-Stelle dem Staatsarchiv abgeliefert. Gemäss Vereinbarung war nur ein Sample anzubieten, nämlich alle Dossiers von Versicherten mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist und Initiale G. Abgeliefert wurden Unterlagen zu insgesamt rund 500 Personen, nämlich etwas über 100 Dossiers in digitaler Form (Akzession DA 26) und knapp 400 Dossiers in Papierform (Akzession A 1738). Zwar waren auch die Dossiers in Papierform eingescannt und ins OSIV integriert worden, doch es gab keinerlei Überschneidungen. In digitaler Form abgeliefert wurden nur Daten zu Personen, zu denen kein Papierdossier mehr vorhanden war. Dies zeigen die Angaben auf der von der IV-Stelle mitgelieferten Gesamtliste (A 1738/1). |
| Erwerbsart: | Ablieferung |
| Eingangsdatum: | 27.06.2019 |
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Angaben zu Inhalt und Struktur |
| Inhalt: | Es wurden alle abgelieferten Dossiers mit Initiale G archiviert und erschlossen. (3 der abgelieferten Dossiers betrafen Personen mit anderen Initialen; diese Dossiers wurden kassiert.) Insgesamt waren dies knapp 400 Dossiers.
In welchem Verhältnis diese Dossiers zum Gesamtbestand (alle Klienten der IV seit 1960 mit Initiale G) stehen, ist nicht zu eruieren, da dieser Gesamtbestand nicht bekannt ist. Eine alphabetisch gegliederte Liste, die 522 Namen mit Initiale G umfasst, wurde zwar mitgeliefert (s. A 1737/1). Bei all diesen 522 Personen war das Todesdatum bekannt, es lag jeweils im Zeitraum 1991 bis 2003.
Ob die Liste alle im Zeitraum 1991 bis 2003 verstorbenen Personen mit Initiale G umfasst, wissen wir nicht. Jedenfalls sind IV-Klienten mit Initiale G, die im Zeitraum 1960 bis 1990 oder nach 2003 verstarben, nicht erfasst. Auffällig ist, dass es sich ganz überwiegend um bejahrte Personen handelt; 23 von 30 Personen einer Stichprobe waren über 80 Jahre alt. Nicht zu allen Personen auf der Liste waren auch Papier-Dossiers vorhanden, bei gut 20 % fehlten diese, in den meisten Fällen wurden deren Daten in digitaler Form geliefert (vgl. Akzession DA 26). Hingegen waren fast alle 400 Personen, zu denen Dossiers vorhanden waren, auf der Liste aufgeführt; nur bei 11 Personen war dies nicht der Fall.
Die meisten Dossiers sind schmal und umfassen einen eher geringen Zeitraum. Sie sind nicht streng chronologisch strukturiert. Inhaltlich können enthalten sein Anmeldungen zum Bezug von IV-Leistungen (v. a. Hilflosenentschädigung, teilweise auch Renten), Fragebogen, Arztberichte und Expertisen, Verfügungen betr. Renten oder Hilfsmittel, Korrespondenzen, Versicherungspolicen etc.
Bei der Erschliessung wurde das Todesjahr miterfasst. Es war allerdings nur ausnahmsweise aus den Akten des Dossiers selbst ersichtlich, sondern wurde der genannten Liste entnommen. Bei den 11 Personen, die nicht auf der Liste figurierten, musste beim Todesjahr ein Fragezeichen gesetzt werden. Auch das Archivjahr wurde erfasst, dieses war auf dem Deckblatt jedes Dossiers aufgeführt und bildete in der Regel das Zeitraum-Ende. Zumeist lag das Archivjahr im oder nach dem Todesjahr, doch gab es auch einige Fälle, in denen das Archivjahr deutlich vor dem Todesjahr lag. |
| Bewertung und Kassation: | Integrale Archivierung des Samples, aus Evidenzgründen. |
| Ordnung und Klassifikation: | Die Dossiers wiesen fast alle ein Deckblatt mit dem Vermerk "Archiv" auf und wurden mit einer Bostitch-Klammer zusammengehalten. Auf dem Deckblatt wurde der Begriff "Eingescannt" aufgestempelt.
Das Deckblatt enthält Angaben zu Name, Vorname, alter Versichertennummer sowie Archivjahr und -ort. Zumeist liegt das Archivjahr eine gewisse Zeit nach dem Zeitraum der im Dossier enthaltenen Unterlagen. Nur ausnahmsweise wurden einem Dossier auch Unterlagen aus späterer Zeit hinzugefügt (z. B. A 1738/2).
Bei der Erschliessung wurden die durch Aussonderung und Transport durcheinander geratenen Dossiers neu gruppiert, und zwar nach dem Archivjahr, und innerhalb des Archivjahrs alphabetisch sortiert. Zu einer Person gab es 2 Dossiers aus 2 verschiedenen Archivjahren. |
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Angaben zur Benutzung |
| Zugangsbestimmungen: | Es gelten die allgemeinen Zugangsbestimmungen des Staatsarchivs.
Einsichtsbewilligungen in Archivalien, die noch einer Schutzfrist unterliegen, erteilt das Staatsarchiv. |
| Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen: | analog |
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Angaben zu verwandtem Material |
| Verwandtes Material: | Rund 100 digitale Dossiers mit der Initiale G wurden dem Staatsarchiv fast zeitgleich zugestellt (Akzession DA 26, vgl. auch Liste 3 in A 1738/1). Dabei handelt es sich um Dossiers zu Personen, bei denen offenbar kein Papierdossier mehr vorhanden war, deren Daten aber im System OSIV noch vorhanden waren. |
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Verwandte Verzeichnungseinheiten |
| Verwandte Verzeichnungseinheiten: | siehe auch:
DA 26 Klientendossiers IV, digital, Sample Initiale G, 1970 (ca.)-2000 (ca.) (Akzession)
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Benutzung |
| Schutzfristende: | 31.12.2119 |
| Erforderliche Bewilligung: | Keine |
| Physische Benützbarkeit: | Uneingeschränkt |
| Zugänglichkeit: | Öffentlich |
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URL für diese Verz.-Einheit |
| URL: | https://query-staatsarchiv.lu.ch/detail.aspx?ID=1996732 |
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