Angaben zur Identifikation |
| Signatur: | DA 19 |
| Titel: | Asylsuchende und Flüchtlinge: Export aus Datenbank Casylu |
| Entstehungszeitraum: | ca. 1984 - 2016 |
| Entstehungszeitraum, Anm.: | Die Daten betreffen den Zeitraum 1982-2016 (Personen Einreisedatum) bzw. 1986-2016 (Dossier Fallaufnahme/Fall-Ende) |
| Stufe: | Akzession |
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Angaben zum Umfang |
| Laufmeter: | 0,00 |
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Angaben zum Kontext |
| Verz.-Einheit - Aktenbildende Stelle (Link): | Caritas Luzern (Luzern) |
| Bestandesgeschichte: | Traditionell wurde die Betreuung der Asylsuchenden und Flüchtlingen im Kanton Luzern von der Caritas Schweiz wahrgenommen. Ab 1984 war auch die Caritas Luzern beteiligt. Seit 1. Juli 2006 war allein die Caritas Luzern im Auftrag des Kantons zuständig.
Die Luzerner Regierung beschloss im Mai 2015 die Betreuung von Asylsuchenden ab 1.1.2016 durch kantonale Stellen direkt zu führen. Nach erfolglosen Verhandlungen übernahm der Kanton Luzern ab 1.1.2017 auch die Betreuung von Flüchtlingen.
In den Gesprächen zwischen der Caritas Luzern, dem Staatsarchiv und den involvierten Fachstellen hinsichtlich Archivierung stand zuerst die Übernahme von Dossiers in Papierform im Vordergrund. Dann stellte sich heraus, dass die von der Caritas Luzern verwendete Datenbank (DB) Casylu vollständigere Daten enthielt als die Papier-Dossiers, die zuvor regelmässig 10 Jahre nach Auslagerung in ein Zwischenarchiv vernichtet worden waren.
2016 wurde die Aufbereitung und Lieferung von Casylu-Daten ans Staatsarchiv grundsätzlich vereinbart. Ende Januar 2018 erfolgte eine erste Testlieferung von Daten zu Asylsuchenden, umfassend 3446 Personen-Datensätze im CSV-Format, 1862 Dossiers, 1857 Dossier-Journale, 1685 WSH-Dossier-Kontoauszüge und 37929 Journaldokumente (z.B. Briefe). Der daraufhin in seinem Umfang neu definierte Datenexport (Gesamtheit der Personendatensätze plus Dossier-Journale, soweit vorhanden) wurde dem Staatsarchiv in 2 Lieferungen Ende April 2018 zugestellt. |
| Erwerbsart: | Ablieferung |
| Eingangsdatum: | 26.04.2018 - 30.04.2018 |
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Angaben zu Inhalt und Struktur |
| Inhalt: | CSV-Listen von Asylsuchenden und Flüchtlingen mit Aufenthalt im Kanton Luzern, sowie Journale (PDF-Dateien zum Fallverlauf)
Die CSV-Listen enthalten die Stammdaten und die Verknüpfungsinformationen zu den Journalen. Die Journale halten den Fallverlauf fest und liefern Informationen zum Lebensalltag der Personen: Aufenthalt, Unterkunft, Verkehr mit Behörden etc.
Zur Vollständigkeit der DB: Man kann davon ausgehen, dass die 26‘545 Datenzeilen der Gesamtzahl der von der Caritas (Schweiz oder Luzern) im Auftrag des Bundes oder des Kantons Luzern zwischen 1984 und 2016 im Kt. Luzern über kürzere oder längere Zeit betreuten Personen entspricht. Vgl. hierzu auch die Statistik der Zuweisungen von Asylsuchenden in Lustat, Jahrbuch Kanton Luzern 2005 (S. 55) und 2016 (S. 42, mit einigen Abweichungen). Allenfalls ist es möglich, dass die Daten von einzelnen Personen, welche ausreisen mussten, bevor sie in die Nachzentren wechseln konnten, nicht im Casylu erfasst sind. |
| Bewertung und Kassation: | Zuerst stand die Übernahme einer CSV-Liste im Vordergrund. Man wollte damit eine Minimalüberlieferung der Grundgesamtheit aller von der Caritas Luzern zwischen 1986 und 2016 betreuten Asylsuchenden und Flüchtlinge sicherstellen. Da die in Papierform geführten Dossiers in unsystematischer Weise ausgesondert und zu einem grossen Teil schon vernichtet worden waren, entschied man sich im Staatsarchiv, zusätzlich auch die sogenannten Dossier-Journale (Dokumente zum Fallverlauf) in Form von PDF-Dateien zu übernehmen. Nicht übernommen wurden die ebenfalls angebotenen Belegakten zur wirtschaftlichen Sozialhilfe und die umfangreichen, aber oft wenig aussagekräftigen Journaldokumente. Dieser Entscheid fiel aufgrund einer Testlieferung vom Januar 2018. |
| Ordnung und Klassifikation: | Eine erste relationale Datenbank, basierend auf dBase/Clipper, wurde von der Caritas Luzern 1986 eingerichtet. 1997 erfolgte der Wechsel auf MS-Visual-Foxpro und die Umbenennung der Applikation zu Casylu. Diese enthielt Daten zu Asylsuchenden und VA (vorläufig Aufgenommenen). Datenzuwachs erhielt die DB Casylu 2001/02 durch die Zusammenführung mit den Asyl-DB des kantonalen Amts für Migration (Amigra) und der Caritas Schweiz. 2011 erfolgte schliesslich die Zusammenführung mit der Datenbank Flüchtlinge (Tutoris). Zugriff auf die Daten hatten neben der Caritas auch das kantonale Sozialamt (später DISG) und das Amigra; dieses allerdings nur zu Asylsuchenden und VA, nicht aber zu Flüchtlingen.
Exportiert wurden 3 CSV-Dateien und 9593 PDF-Dateien:
- personendaten_2018430.csv mit 26545 Datenzeilen
- dossier_2018430.csv mit 16704 Datenzeilen
- dossiers_journale.csv mit 9593 Datenzeilen
Die 9593 Journal-Dateien sind mit einem nicht-sprechenden, eindeutigen Identifikator benannt, z.B. "_56N0M3PEM.pdf"
PERSONENDATEN
Diese Tabelle enthält 121 Spalten.
Aus technischen Gründen sind jedoch zahlreiche leer oder mit Fülltexten wie "Feld im Casylu nicht vorhanden" o.ä. ausgefüllt (die Struktur der CSV-Datei wurde nicht explizit für die Archivierung definiert resp. erstellt).
Für jede Person ist eine Zeile vorhanden.
Für zusammengehörende Familien oder ähnliche Gruppen wurde dann 1 gemeinsames Dossier mit 1 "Dossierträger" geführt, die anderen Personen über ihre Beziehung zum Dossierträger identifiziert (EheparterIn, Kind, Geschwister etc.)
Über die Spalte "dossier_nr" findet sich die entsprechende Information in der folgenden Datei Dossier.
DOSSIER
Diese Tabelle enthält 22 Spalten.
Sie enthält die "Falldaten". Ein Fall kann mehrere Personen umfassen.
Über die Spalte "dossier_nr" findet sich die entsprechende Information in der folgenden Datei Dossiers-Journale.
DOSSIERS-JOURNALE
Diese Tabelle enthält nur 2 Spalten.
Über die Spalte "id_dossier" findet sich der Dateiname der entsprechenden PDF-Datei mit dem Journal.
[Fortsetzung siehe unten: Bemerkungen] |
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Angaben zur Benutzung |
| Zugangsbestimmungen: | Es gelten die allgemeinen Zugangsbestimmungen des Staatsarchivs.
Einsichtsbewilligungen in Archivalien, die noch einer Schutzfrist unterliegen, erteilt das Staatsarchiv. |
| Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen: | digital |
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Angaben zu verwandtem Material |
| Verwandtes Material: | Papierdossiers (noch nicht bewertet) unter 2016/43. Unterlagen zum Asyl- und Flüchtlingswesen finden sich auch unter PA 573 und FDC 58. |
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Weitere Bemerkungen |
| Bemerkung: | SIP erstellt SIP_2018_05_25_DA_19_CASYLU_.zip
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| [Fortsetzung von oben: Ordnung und Klassifikation]
JOURNAL-DATEIEN
Die einzelnen Journal-Dateien enthalten in der Regel die Namen der betroffenen Personen und die Nummer des Dossiers.
Inhaltlich finden sich hier Notizen zum Fallverlauf, Besprechungen etc., aber auch nicht mehr aussagekräftige Verweise auf weitere Dateien (Mails, Briefe etc.), die hier nicht archiviert wurden.Die Spaltennamen sind in der Regel selbsterklärend, mit folgenden Ausnahmen:
PERSONENDATEN
- verr_adresse: Der Code "VAP…" bedeutet "Vorläufig aufgenommene Person/en, Status 'F'"
- leistungsvertrag: Die Codes "10/EX/FL" bedeuten: 10: Übergabe an Gemeinde nach Ablauf der 10-Jahresfrist; EX: Der Eintrag bezeichnet Personen, für die die Caritas Luzern früher zuständig war, aber zum Zeitpunkt des Eintrags nicht mehr (also ex im Sinne von ehemalig). Es betrifft dies vor allem Asylsuchende mit negativem Entscheid, die ausgereist waren; FL: Anerkannter Flüchtling
- aug: Ausländergesetz
- uma: unbegleitete/r minderjährige/r Asylsuchende/r
- sv_nr: Sozialversicherungsnummer:
- n_nr: Dossiernummer des SEM
- sem_nr: Personennummer des SEM
- ref_nr_kanton: Dossiernummer/Position Person Amigra
- ref_nr_casylu: alte Dossiernummer/Position Person bei Caritas
- grund_miz: Grund für minimale Integrationszulage
- grund_izu: Grund für individuelle Zulage
- kategorie: Die Codes "I/II/III" bedeuten: Da Datenfeld kam vom Amigra; I: Keine Befragung durch Amigra; erfolgt durch Bund; II: Befragung durch Amigra muss innert 30 Tagen erfolgen; III: Befragung durch Amigra ist zeitlich nicht dringend
DOSSIER
- anmeldegrund: Der Code "von MBH…" bedeutet: Mutterschafts-Beihilfe
- beratung_aktiv: Die Codes "w" und "f" bedeuten: wahr / falsch
- wsh_aktiv: Die Codes "w" und "f" bedeuten: wahr / falsch
. |
| Vorgehen bei der Suche nach Informationen und dem Journal zu einer Person:
Die entsprechenden Daten befinden sich momentan hier (der Speicherort wird mit der definitiven Langzeitarchivierung ändern):
R:\DA 19\Originaldaten\SIP_2018_05_25_DA_19_CASYLU_.zip\SIP_2018_05_25_DA_19_CASYLU_\content\Originaldaten\1_CSV-Daten Personen Dossiers Journale
R:\DA 19\Originaldaten\SIP_2018_05_25_DA_19_CASYLU_.zip\SIP_2018_05_25_DA_19_CASYLU_\content\Originaldaten\2_PDF-Daten Journale
Allgemein: Öffnen von CSV-Dateien in Excel:
In Excel wählen Sie unter dem Menüpunkt «Daten» die Option «Externe Daten abrufen» und klicken auf «Aus Text». Wählen Sie die gewünschte CSV-Datei aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf «Importieren». Nun öffnet sich der Konvertierungsassistent.
Wählen Sie den Dateityp «Getrennt» und «Die Datei hat Überschriften», dann «Weiter». Wählen Sie als Trennzeichen «Semikolon», dann «Fertig stellen».
1) Suchen Sie in der Datei «personendaten_2018430.csv» in den Spalten AR («name») und AS («vorname») nach der gesuchten Person. Sie können auch nach anderen Informationen zur Person suchen, z.B. in Spalte BQ («n_nr»), oder nach Geburtsdatum, Ort etc.
Gehen Sie nun zur Spalte B («dossier_nr») und notieren Sie die entsprechende Nummer (z.B. «100031.01»).
2) Suchen Sie in der Datei «dossiers_journale.csv» in der Spalte A («dos_nr») nach der notierten Nummer (z.B. «100031.01»). In der Spalte B («id_dossier») steht der Name der Journal-Datei (z.B. «_56N0M3PG1»). Öffnen Sie nun die entsprechende Journal-Datei ««_56N0M3PG1.pdf» |
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Benutzung |
| Schutzfristende: | 31.12.2116 |
| Erforderliche Bewilligung: | siehe Zugangsbestimmungen bei Akzession |
| Physische Benützbarkeit: | Uneingeschränkt |
| Zugänglichkeit: | Öffentlich |
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URL für diese Verz.-Einheit |
| URL: | https://query-staatsarchiv.lu.ch/detail.aspx?ID=1922347 |
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